A pesar de que la cuarentena a la que nos enfrentamos en todo el país debido al coronavirus era como una muerte anunciada, a muchos el estado de alarma les ha pillado por sorpresa y se han visto obligados a suspender (o retrasar) los proyectos que estaban ejecutando, ¡pero que no cunda el pánico!
Desde Agencia Creativa, queremos echarte un cable si tenías entre manos un evento, feria o celebración para que este tiempo en la sombra te sirva para perfilar y poner a punto ese congreso anual o aniversario de empresa.
Te contamos las claves para gestionar y aprovechar la cancelación de un evento. Coge fuerzas y ¡a por todas!
Haz una lista del estado del proyecto
Sabemos que organizar un evento es todo un desafío. Encargar materiales, tratar con proveedores, reservar el salón u ocuparte del merchandising (que a veces terminamos customizando nosotros mismos).
Si te has visto obligado a retrasar un evento en el que estabas trabajando, lo primero que debes hacer es confeccionar una lista con el estado de cada tarea. Te recomiendo que crees una tabla de excel en la que ordenes todos los proveedores involucrados en el evento y el estado de ejecución de los encargos realizados. Algo que te puede servir de ayuda es utilizar colores (rojo, amarillo y verde ayudará a visualizarlo mejor) y detectar qué tareas pendientes dejaste por finalizar para determinar cómo debes retomarlas.
Utiliza distintas hojas de la tabla de excel para ordenar los distintos agentes involucrados como medios de comunicación, floristerías a las que pediste presupuesto o tareas internas como elaboración de invitaciones y diseños decorativos.
Establece una fecha provisional
Estos días a todos nos domina la incertidumbre pero establecer una fecha provisional aproximada te ayudará tanto a ti como al resto de invitados a organizar el calendario y además, esto servirá para enviar un recordatorio y dejar constancia de que dicho evento continúa en pie.
Haz una previsión de cambios
Debes tener en cuenta que el cambio de fecha de un evento tiene que adaptarse a la nueva época del año. Por ejemplo, si tenías en mente un cocktail al aire libre, puede que en unos meses la temperatura típica de la estación de primavera no te permita disfrutar del mismo y debas encargar una carpa o pensar en realizar el cocktail en un lugar cerrado.
También influye la celebración de otros eventos cercanos, si será temporada alta para reserva de alojamientos y si quizá el menú que tenías preparado en esta nueva fecha sea contraproducente.
Don’t panic y sácale el mayor partido a la situación
¡Que no cunda el pánico! Ahora tienes más tiempo para planificar todo aquello que estabas haciendo a contrarreloj y cuidar hasta el más mínimo detalle. ¿Habías encargado unas rosas blancas porque era imposible encontrar unas azules? ¡Estás de suerte! Busca diferentes proveedores, pide presupuestos y deja todo planificado para cuando tengas que retomar el evento. Si no habías contemplado una buena campaña digital, ahora es el mejor momento.
Todos estamos conectados 24/7 por lo que comenzar a enviar pequeños inputs sobre tu evento, será toda una oportunidad para llegar a tu audiencia a través de los medios digitales.
